Manual de Utilizare - AlcaDent Lab

1. Introducere

Despre Aplicatie

AlcaDent Lab este o solutie software completa dezvoltata special pentru laboratoarele de tehnica dentara. Aplicatia acopera intregul ciclu de lucru al laboratorului, de la primirea comenzilor de la doctori pana la livrarea lucrarilor finite si facturarea serviciilor.

Aplicatia a fost dezvoltata de Sipmlu.it SRL si este pusa la dispozitia clientilor prin MaxCloud SRL.

Functionalitati Principale

Managementul Cazurilor

Inregistrarea si urmarirea fiecarei lucrari dentare de la primire pana la livrare, cu informatii complete despre pacient, tipul lucrarii si istoric.

Workflow Digital

Flux de lucru organizat pe etape clare cu vizualizare Kanban pentru monitorizarea in timp real a productiei.

Portal pentru Doctori

Interfata dedicata pentru doctori unde pot trimite comenzi, urmari stadiul lucrarilor si comunica cu laboratorul.

Gestiunea Stocurilor

Urmarirea materialelor si consumabilelor cu alerte automate pentru stocuri minime si rapoarte de consum.

Facturare Integrata

Generare automata facturi pe baza lucrarilor finalizate, export PDF si urmarire plati.

Rapoarte si Analize

Rapoarte detaliate pentru analiza performantei, productivitate pe angajati si indicatori cheie (KPI).

Tipuri de Utilizatori

Tip Utilizator	Descriere	Acces
Angajati Laborator	Personalul laboratorului cu diferite roluri (Administrator, Manager, Tehnician, Receptie)	Aplicatia principala
Doctori Colaboratori	Medicii care trimit comenzi la laborator	Portal dedicat

Cerinte Tehnice

Browser modern: Chrome, Firefox, Edge sau Safari (versiuni recente)
Conexiune internet stabila
Rezolutie ecran recomandata: minim 1280x720 pixeli

2. Autentificare

Login Angajati Laborator

/login

Camp	Descriere	Obligatoriu
Email	Adresa de email cu care ati fost inregistrat in sistem. Aceasta adresa este unica pentru fiecare angajat.	Da
Parola	Parola contului. Este sensibila la majuscule/minuscule.	Da
Tine-ma minte	Pastreaza sesiunea activa dupa inchiderea browserului. Recomandat doar pe calculatoare personale.	Nu

Procesul de autentificare:

Introduceti adresa de email in primul camp
Introduceti parola in al doilea camp
Optional, bifati "Tine-ma minte"
Apasati butonul Autentificare
Veti fi redirectionat catre Dashboard

Probleme frecvente:

Parola uitata: Apasati "Am uitat parola" pentru resetare
Cont blocat: Dupa 5 incercari esuate, contul se blocheaza 15 minute
Email necunoscut: Contactati administratorul

Resetare Parola

De pe pagina de login, apasati "Am uitat parola"
Introduceti adresa de email asociata contului
Apasati "Trimite link de resetare"
Verificati inbox-ul (si Spam) pentru email
Apasati link-ul din email (valid 60 minute)
Introduceti noua parola de doua ori
Veti fi redirectionat la login

Login Doctori

/portal/login

Doctorii colaboratori au un sistem de autentificare separat. Credentialele sunt create de laborator la inregistrarea doctorului.

3. Dashboard

/dashboard

Dashboard-ul este pagina principala a aplicatiei, oferind o vedere de ansamblu asupra activitatii laboratorului cu statistici importante, grafice si acces rapid la module.

Carduri de Statistici

Statistica	Descriere
Total Angajati	Numarul total de angajati inregistrati in sistem, indiferent de status. Click duce la lista angajatilor.
Angajati Activi	Angajatii cu status "activ" care au acces la sistem.
Total Cazuri	Toate cazurile din sistem: in lucru, finalizate si arhivate.
Doctori Activi	Doctorii colaboratori care pot trimite comenzi prin portal.
Stocuri Critice	Materiale cu stocul sub minim. Cardul devine rosu cand exista probleme.
Materii Prime	Numarul total de tipuri de materiale inregistrate.

Grafice si Vizualizari

Angajati pe Departamente: Distributia angajatilor pe fiecare departament
Status Angajati: Proportia angajatilor activi vs. inactivi

Cautare Globala

Aplicatia dispune de o functie de cautare rapida accesibila din orice pagina.

Cum se acceseaza

Tasta / - Apasati tasta slash (/) de pe tastatura cand nu sunteti intr-un camp de text
Butonul din Header - Click pe butonul "Cautare /" din bara de sus (langa butonul de dark mode)

Ce puteti cauta

Categorie	Campuri de cautare
Cazuri	Numar caz, nume pacient, nume doctor
Doctori	Nume, email, telefon, cabinet
Angajati	Nume, email
Materiale	Denumire material

Cum functioneaza

Apasati / sau click pe butonul de cautare

Se deschide fereastra de cautare cu un camp de introducere text

Tastati minim 2 caractere pentru a incepe cautarea

Rezultatele apar instant, grupate pe categorii

Click pe rezultat sau folositi sagetile si Enter pentru a deschide

Navigare cu tastatura

Tasta	Actiune
`↑` `↓`	Navigati prin rezultate
`Enter`	Deschideti rezultatul selectat
`ESC`	Inchideti fereastra de cautare

Sfaturi pentru cautare eficienta:

Cautati dupa orice parte a numelui (ex: "Pop" va gasi "Popescu Ion")
Puteti cauta dupa numar de caz partial (ex: "2025" gaseste toate cazurile din 2025)
Rezultatele sunt limitate la 5 per categorie pentru viteza
Cautarea nu tine cont de majuscule/minuscule

4. Cazuri

/cazuri

Modulul de cazuri este centrul activitatii laboratorului. Aici sunt gestionate toate lucrarile dentare, de la primirea comenzii pana la livrare.

Tipuri de Vizualizare

Grid (Carduri)

Cand sa folositi: Pentru o vedere de ansamblu rapida

Cazurile sunt afisate ca carduri cu informatii sumare: numar caz, pacient, doctor, status, data livrare.

Lista (Tabel)

Cand sa folositi: Pentru analiza detaliata si sortare

Tabel cu coloane sortabile si filtrabile. Toate campurile disponibile.

Calendar

Cand sa folositi: Pentru planificarea pe termene

Calendar lunar/saptamanal cu cazurile pe data livrarii.

Kanban

Cand sa folositi: Pentru urmarirea fluxului

Coloane pe statusuri cu carduri care pot fi mutate drag-and-drop.

Sistem de Filtrare

Filtru	Descriere
Status	Dropdown: Toate, Nou, Confirmat, In Productie, Finisare, Gata Livrare, Livrat
Doctor	Selectati un doctor pentru a vedea doar cazurile acestuia
Perioada	De la - Pana la pentru filtrare dupa data
Urgenta	Normal, Urgent, Foarte Urgent
Cautare	Text liber in: numar caz, pacient, doctor, observatii

Butoane Principale

Buton	Actiune
+ Caz Nou	Deschide formularul pentru caz nou. Necesita permisiunea de creare.
Export	Exporta lista curenta (cu filtrele aplicate) in Excel.
Refresh	Reincarca datele din baza de date.

Actiuni pe Fiecare Caz

Buton	Descriere Detaliata
Vezi (ochi)	Deschide pagina de detalii cu toate informatiile, timeline, fisiere si mesaje.
Editeaza (creion)	Modifica informatiile cazului. Disponibil doar pentru cazuri nefinalizate.
Mesaj (plic)	Deschide conversatia cu doctorul asociat cazului.
Sterge (cos)	Sterge cazul. Necesita confirmare. Doar pentru cazuri noi fara activitate.

Pagina Detalii Caz

/cazuri/{id}

Sectiuni disponibile:

Header: Numar caz (LAB-XXXX), status colorat, urgenta, date
Informatii Pacient: Nume, varsta, observatii medicale
Informatii Doctor: Nume, cabinet, contact, link profil
Lucrare: Tip, dinti, material, pret, specificatii
Timeline: Istoric cronologic complet al cazului
Fisiere: Radiografii, poze, fisiere STL
Mesaje: Conversatia cu doctorul

Butoane in pagina detalii:

Editeaza: Modifica informatiile cazului
Schimba Status: Avanseaza sau retrogradeaza cazul
Trimite Mesaj: Scrie doctorului
Adauga Fisier: Upload documente (JPG, PNG, PDF, STL)
Printeaza: Versiunea pentru tipar
Genereaza PDF: Document PDF complet

Formular Caz Nou

/cazuri/nou-caz-laborator

Camp	Obligatoriu	Descriere
Doctor	Da	Selectati din lista dropdown. Doar doctorii activi.
Pacient	Da	Numele complet. Format: Nume Prenume.
Tip lucrare	Da	Coroana, Punte, Fateta, Inlay/Onlay, Proteza, etc.
Dinti	Da	Schema dentara sau numere FDI. Selectie multipla.
Material	Nu	Zirconiu, Metal-Ceramica, Full Ceramica, PMMA, Rasina.
Data livrare	Da	Data estimata. Sistemul calculeaza urgenta.
Urgenta	Nu	Normal (implicit), Urgent, Foarte Urgent.
Pret	Nu	Pretul estimat. Poate fi completat ulterior.
Observatii	Nu	Specificatii tehnice, preferinte, instructiuni speciale.

5. Workflow

/workflow

Modulul Workflow ofera vizualizarea completa a fluxului de lucru. Toate cazurile sunt organizate pe etape de productie cu posibilitatea de drag-and-drop.

Vizualizari Disponibile

Vizualizare	URL	Descriere
Kanban Board	/workflow	Coloane pe statusuri, cazuri mutabile prin drag-and-drop
Lista cu Filtre	/workflow?view=list	Tabel cu filtre in capul coloanelor
Vizualizare Simpla	/workflow/simple	Versiune minimalista, pentru ecrane mici
Statistici	/workflow/stats	Dashboard analitic cu grafice si metrici
Istoric	/workflow/istoric	Arhiva cazurilor finalizate

Etapele Workflow-ului

Nou - Caz primit, neconfirmat. Asteptati verificarea comenzii.
Confirmat - Acceptat pentru lucru. Materialele sunt disponibile.
Prelucrare Digitala - Scanare modele, design CAD/CAM.
Productie CAM - Frezare CNC sau printare 3D.
Finisare - Ajustari finale, colorare, glazurare.
In Livrare - Finalizat, pregatit pentru expediere.
Livrat - Status final.

Lucrul cu Kanban Board

Mutarea cazurilor (Drag & Drop):

Pozitionati cursorul pe cardul cazului
Apasati si tineti click stanga
Trageti cardul in coloana destinatie
Eliberati pentru finalizare
Sistemul inregistreaza automat schimbarea

Tip: Folositi butoanele sageata dreapta/stanga de pe card pentru avansare/retrogradare rapida fara drag-and-drop.

Lista cu Filtre

Vizualizarea lista (/workflow?view=list) ofera filtre dedicate in capul fiecarei coloane:

Coloana	Tip Filtru
Nr. Caz	Camp text - cautare partiala sau completa
Pacient	Camp text - cautare dupa nume
Doctor	Camp text - cautare dupa nume
Status	Dropdown - selectie status
Prioritate	Dropdown - Normal/Urgent/Foarte Urgent
Responsabil	Camp text - cautare angajat

Butonul Reseteaza sterge toate filtrele. Filtrele functioneaza combinat.

Dashboard Statistici

/workflow/stats

Cazuri Procesate: Total pe perioada selectata, grafic evolutie
Timp Mediu Procesare: De la primire la livrare, in ore/zile
Rata Livrari la Timp: Procentul livrat la termen (target: >95%)
Eficienta pe Angajat: Cazuri procesate per angajat
Eficienta pe Departament: Comparatie pentru identificare blocaje

6. Doctori

/doctori

Modulul Doctori gestioneaza baza de date a medicilor colaboratori: adaugare, actualizare informatii si gestionare acces portal.

Lista Doctori

Coloana	Descriere
Nume Doctor	Format "Dr. Prenume Nume"
Cabinet/Clinica	Denumirea cabinetului sau clinicii
Contact	Telefon si email
Cazuri Active	Numarul lucrarilor in curs
Status	Activ sau Inactiv

Butoane Principale

+ Adauga Doctor: Formular pentru doctor nou
Export: Descarca lista in Excel
Statistici: Top colaboratori, evolutie comenzi, venituri

Actiuni pe Doctor

Vezi: Profil complet cu istoric, cazuri, facturi, mesaje
Editeaza: Modifica date contact, adresa, facturare
Dezactiveaza/Activeaza: Suspenda sau relanseaza colaborarea
Sterge: Elimina din sistem (doar fara cazuri/facturi)

Formular Doctor Nou

Camp	Obligatoriu	Descriere
Nume complet	Da	Numele complet al doctorului
Email	Da	Pentru login portal si notificari. Trebuie sa fie unic!
Telefon	Da	Numar pentru contact urgent
Cabinet/Clinica	Nu	Denumirea oficiala
Adresa	Nu	Pentru livrari
CUI	Nu	Cod fiscal pentru facturare
Parola portal	Da	Minim 8 caractere. Doctorul o poate schimba.

Dupa salvare: Doctorul primeste email de bun venit cu datele de acces si poate accesa imediat portalul.

7. Portal Doctor

/portal

Portalul Doctor este o interfata separata, dedicata exclusiv medicilor colaboratori. Prin portal, doctorii gestioneaza independent comenzile fara acces la datele interne ale laboratorului.

Autentificare Portal

/portal/login

Doctorii se autentifica cu email si parola setata de laborator sau modificata ulterior.

Dashboard Doctor

/portal/doctori

Cazuri in lucru: In productie la laborator
Cazuri finalizate: Luna curenta
Cazuri in asteptare: Pregatite pentru livrare
Mesaje necitite: De la laborator
Activitate recenta: Evenimente si actualizari

Cazurile Mele

/portal/doctori/cazuri

Lista tuturor cazurilor trimise cu: numar caz, pacient, tip lucrare, status (badge colorat), date trimitere/livrare.

Filtre: Status, Perioada, Cautare text.

Actiuni: Vezi detalii, Trimite mesaj, Descarca documente.

Caz Nou cu Schema Dentara

/portal/doctori/nou-caz-grafic

Selectie Dinti: Schema dentara interactiva - click pe dintii care necesita interventie
Tip Lucrare: Categorie (Fixa, Mobila, Ortodontie) si tip specific
Detalii: Material, culoare VITA, data livrare, urgenta, observatii
Atasamente: Radiografii, fotografii, documente (JPG, PNG, PDF, STL)
Confirmare: Verificare si trimitere

Mesagerie

/portal/doctori/mesaje

Conversatii organizate pe cazuri. Istoric complet, atasare fisiere, indicator "citit".

Profil Doctor

/portal/doctori/profile

Modificare: date personale, telefon, adresa, parola, preferinte notificari.

8. Angajati

/angajati

Modulul Angajati gestioneaza personalul laboratorului: date personale, acces in sistem, departamente si roluri.

Lista Angajati

Coloana	Descriere
Nume	Numele complet al angajatului
Email	Adresa de email (username pentru login)
Telefon	Numar de contact
Departament	Receptie, CAD/CAM, Productie, Finisare, etc.
Rol	Determina permisiunile (Admin, Manager, Tehnician)
Punct lucru	Locatia unde lucreaza
Status	Activ, Inactiv, Concediu, Suspendat

Butoane Principale

+ Adauga Angajat: Formular pentru angajat nou
Export Excel: Lista completa in Excel
Export PDF: Document pentru tipar
Import: Incarcare din Excel (template disponibil)

Actiuni pe Angajat

Vezi: Profil complet, activitate, statistici
Editeaza: Modifica date, departament, rol
Reset Parola: Genereaza parola noua pe email
Dezactiveaza: Suspenda accesul (datele raman)

9. Stocuri

/stocuri

Modulul Stocuri gestioneaza inventarul de materiale si consumabile cu alerte pentru stocuri minime si rapoarte de consum.

Pagini Disponibile

Pagina	URL	Descriere
Lista Materiale	/stocuri	Toate materialele inregistrate
Dashboard	/stocuri/dashboard	Statistici si grafice stocuri
Pe Locatii	/stocuri/locatii	Stocuri pe punct de lucru
Categorii	/stocuri/categorii	Management categorii materiale

Indicatori Vizuali de Stoc

Verde - Stoc peste minim. Situatie normala.
Galben - Aproape de minim (sub 150%). Planificati comanda.
Rosu - Sub minim sau zero. Comanda urgenta!

Tipuri de Ajustare Stoc

Tip	Cand se foloseste	Efect
Intrare (Receptie)	Primiti marfa de la furnizor	Stocul creste
Iesire (Consum)	Se consuma material pentru caz	Stocul scade
Inventar (Corectie)	Dupa numarare fizica	Ajustare la cantitatea reala
Transfer	Mutare intre puncte de lucru	Redistribuire

Rapoarte Stocuri

Low Stock (/stocuri/reports/low-stock): Materiale sub minim
Miscari (/stocuri/reports/miscari): Istoric intrari/iesiri
Consum (/stocuri/reports/consum): Analiza consum, trenduri

10. Facturi

/facturi

Modulul Facturi gestioneaza intregul proces de facturare: creare, emitere, urmarire plati si rapoarte financiare.

Pagini Disponibile

Pagina	URL
Lista Facturi	/facturi
Dashboard	/facturi/dashboard
Creare Factura	/facturi/create
Sold Doctori	/facturi/sold-doctori
Rapoarte	/facturi/rapoarte
Setari	/facturi/setari/facturare

Statusurile Facturilor

Status	Descriere	Actiuni Disponibile
Proforma	Ciorna. Poate fi modificata. Fara numar fiscal.	Vezi, PDF, Editeaza, Emite, Sterge
Emisa	Factura fiscala finala. Nu se poate modifica.	Vezi, PDF, Incaseaza, Anuleaza, Storneaza
Platita	Achitata integral.	Vezi, PDF, Istoric plati
Partial Platita	Cu plati partiale.	Vezi, PDF, Incaseaza, Istoric plati
Anulata	Anulata. Nu se calculeaza in rapoarte.	Vezi, PDF

Creare Factura

Selectare Doctor: Alegeti din dropdown. Datele de facturare se incarca automat.
Selectare Cazuri: Apar cazurile finalizate, nefacturate. Bifati cele dorite.
Verificare/Ajustare: Verificati liniile, modificati preturi daca e necesar.
Finalizare: Salveaza Proforma sau Emite Factura direct.

Structura PDF Factura

Antet: Logo (din Configurare Laborator) si date firma
Furnizor: Nume, CUI, Reg. Com., Adresa, Banca, IBAN
Client: Doctor/clinica, CUI, Adresa
Linii factura: Servicii, cantitate, pret, valoare
Totaluri: Subtotal, TVA 19%, Total de plata
Footer: Semnaturi, mentiuni legale

11. Rapoarte

/rapoarte

Modulul Rapoarte ofera analize detaliate pentru luarea deciziilor: operationale, financiare, HR si personalizate.

Tipuri de Rapoarte

Raport	URL	Continut
Dashboard	/rapoarte	Vedere generala cu KPI
Operational	/rapoarte/operational	Cazuri, timp procesare, livrari la timp
HR	/rapoarte/hr	Productivitate angajati, ore lucrate
Financiar	/rapoarte/financiar	Venituri, incasari, datorii, profitabilitate
Custom	/rapoarte/custom	Builder rapoarte personalizate
BI	/rapoarte/bi	Analize avansate, predictii

Export Rapoarte

PDF: Format profesional pentru tipar si arhivare
Excel: Date pentru analiza ulterioara, formule pastrate
CSV: Format simplu pentru import in alte sisteme

Rapoarte Programate

Configurati trimiterea automata:

Frecventa: Zilnic, Saptamanal, Lunar
Destinatari: Lista de emailuri
Format: PDF sau Excel

12. Notificari

/notificari

Sistemul de notificari va tine la curent cu evenimentele importante din aplicatie.

Tipuri de Notificari

Tip	Descriere	Actiune Click
Caz Nou	Doctor a trimis comanda noua	Deschide cazul
Mesaj Nou	Mesaj de la doctor	Deschide conversatia
Termen Aproape	Deadline in 24h	Deschide cazul
Stoc Scazut	Material sub minim	Deschide materialul
Factura Scadenta	Factura neplatita	Deschide factura

Gestionare Notificari

Iconita clopot din header arata numarul necitite
Click pe notificare deschide contextul
"Marcheaza toate" sterge badge-urile
Iconita cos elimina notificarea

Preferinte

Accesare: Profil > Setari > Notificari

Configurati ce notificari primiti: In aplicatie si/sau Email.

13. Mesagerie

/laborator/mesaje

Sistemul de mesagerie permite comunicarea bidirectionala cu doctorii, integrata cu cazurile.

Lista Conversatii

Afiseaza: nume doctor, caz asociat, preview mesaj, data, numar necitite (badge).

Sortare: cele mai recente sus, necitite primele.

Fereastra Conversatie

Header cu doctor si caz
Istoric mesaje (vechi sus)
Mesajele proprii aliniate dreapta
Mesajele doctorului aliniate stanga
Timestamp pentru fiecare mesaj

Trimitere Mesaj

Scrieti in campul de jos
Optional: atasati fisier (clip)
Enter sau buton Trimite

Atasamente acceptate: JPG, PNG, PDF, STL (max 10 MB).

14. Administrare

/admin

Modulul de Administrare este destinat doar utilizatorilor cu rol Administrator. Contine setari avansate pentru gestionarea accesului.

Administrare Utilizatori

/admin/users

Activeaza/Dezactiveaza Login: Toggle pentru acces
Reseteaza Parola: Genereaza parola noua pe email
Atribuie Rol: Selectie din dropdown, aplicare imediata

Administrare Roluri

/admin/roles

Roluri predefinite: Administrator, Manager, Tehnician, Receptie.

Actiuni: Creeaza rol nou, Editeaza permisiuni, Cloneaza rol, Sterge rol.

Matricea de Permisiuni

/admin/permissions

Interfata vizuala pentru configurare detaliata:

Linii (Module): Dashboard, Cazuri, Workflow, Doctori, etc.
Coloane (Actiuni): View, Create, Edit, Delete, Export, Import

Selectati rolul, bifati permisiunile dorite, salvati.

Export/Import Permisiuni

Export: Descarca configuratia in JSON (backup)
Import: Incarca configuratie salvata
Reset: Revine la permisiuni default

15. Configurare Laborator

/admin/configurare

Pagina de configurare a datelor firmei. Informatiile de aici apar pe facturi si documente oficiale.

Tab Date Firma

Camp	Descriere	Unde Apare
Nume firma	Denumirea oficiala completa	Antet facturi, documente
CUI	Codul unic de inregistrare	Facturi, contracte
Nr. Reg. Comert	J../.../....	Facturi
Adresa sediu	Strada, numar, oras	Facturi, contacte
Telefon	Numar principal	Facturi, site
Email	Adresa oficiala	Facturi, contacte

Tab Date Bancare

Camp	Descriere
Banca	Numele bancii (ex: Banca Transilvania)
IBAN	Contul IBAN complet (24 caractere)
SWIFT/BIC	Pentru transferuri internationale
Capital social	Suma capitalului subscris

Tab Logo

Click pe zona de upload
Alegeti imaginea (PNG, JPG)
Dimensiune recomandata: 300x100 px
Dimensiune maxima: 2 MB
Apasati "Incarca"

Logo-ul apare pe: antetul facturilor PDF, documente generate.

Tab Puncte de Lucru

Pentru laboratoare cu mai multe locatii:

Lista cu: nume, adresa, telefon, email, responsabil, status
+ Adauga Punct: Locatie noua
Editeaza: Modifica informatii
Sterge: Doar daca nu are resurse asociate

Glosar de Termeni

Termen	Definitie
Caz	O lucrare dentara pentru un pacient, trimisa de un doctor
Workflow	Fluxul de lucru organizat pe etape, de la primire la livrare
Kanban	Vizualizare pe coloane/statusuri cu drag-and-drop
Proforma	Factura ciorna, needemisa fiscal, poate fi modificata
Storno	Anularea unei facturi prin emiterea unei facturi inverse
Portal	Interfata web separata pentru doctorii colaboratori
CAD/CAM	Design si productie asistata de calculator
STL	Format fisier 3D pentru modele dentare digitale

Suport Tehnic

Pentru probleme sau intrebari:

Email: support@alcadent.ro
Program: Luni-Vineri, 9:00-18:00

Dezvoltator si Distribuitor

Dezvoltator software: Sipmlu.it SRL - www.sipmlu.it
Hosting si distributie: MaxCloud SRL - www.maxcloud.ro

Informatii utile pentru raportare probleme:

Descrierea detaliata a problemei
Pasii exacti pentru reproducere
Screenshot-uri (daca e posibil)
Browser-ul folosit
Mesajele de eroare